数据管理中的文件档案管理框架梳理

数据管理中的文件档案管理框架自 25 上而下包括四个部分，分别是价值实现层、文档治理层、管理活动层和技术实现 层。

1.价值实现层

在数据管理框架下，文档管理的核心价值包括合规与风控、协同与高效、业 务连续性、创新与决策、文化记忆等五个方面。合规与风控是合规管理和风险控 制的简称，即满足机构的法规遵从要求，并能以文档的形式证明自身的合规性， 规避违反安全、隐私相关规定带来的风险；协同与高效是指文档的高效协作和管 理，能够减轻机构运作的压力，提高业务工作效率；业务连续性是指通过沉淀机 构核心业务信息资产（即文档），在发生突发事故时能够迅速恢复业务，防止业 务中断；创新与决策是指基于人工智能和大数据等技术实现文档的智能挖掘、分 析、利用、展示、呈现和洞察，提高机构的创新水平和决策能力；文化记忆是指 文档管理不仅具有业务方面的价值，还有文化传承方面的贡献，基于文档的开发 利用能有效盘活机构记忆、传承组织机构的精神和文化内核。 

2.文档治理层

文档治理层是指在组织与文化变革的背景下，重点关注战略管理、组织与职 责、制度与流程、沟通与协调、监督与评估等方面。其中，战略管理包括规划、 实施和评估。战略规划应当明确文档管理的理念、价值观和愿景，组织内外部的 法律和业务环境，目标、使命陈述和评价手段，工作内容和时间安排以及制定规 划的路径等；战略实施应当根据现状和发展目标之间的差距，确定工作内容的优 先级，提供资源和资金保障，推动战略实施；战略评估是指在战略实施过程中跟踪进度，根据评估的反馈结果适时修订和更新规划。

组织与职责包括组织架构、岗位设置、文档管理责任和团队建设等内容。其 中，组织架构是指建立权责明确且内部沟通顺畅的文档管理组织；岗位设置是指 建立文档管理相关的岗位，明确岗位职责及任职要求；文档管理责任不仅是文档 管理专业人员的责任，也是组织机构内所有员工的职责，应当明确文档管理专业 人员、高层领导、管理者、系统开发与设计人员、全体员工在文档全生命周期中 的责任；团队建设包括建立文档管理能力体系，制定系统且持续的团队培训和能 力提升计划，确保相关人员具备履职所需的技能。 制度与流程是指组织机构应建立完善的文档管理制度规范体系，并按照制定、 发布、宣贯、实施、评估和反馈的管理流程进行制度规范的检查和更新，以确保 各项文档管理活动的规范有序开展。一般来说，制度规范体系应包括政策、办法 和细则三个层级，规定文档生命周期各项活动的目标、遵循的行动原则、完成的 明确任务、实行的工作方式和责任主体、采取的一般步骤和具体措施，以及与文 档管理系统建设运维、信息安全、人员与岗位职责等相关的管理要求。

沟通与协调是指精准识别不同利益相关者的差异化诉求，确保组织机构内全 部利益相关者都能及时了解相关政策、标准、流程、角色、职责和计划的最新情 况，通过引入高层管理者等方式建立文档管理相关事宜跨部门的协商机制，提供 多元的问题沟通和解决渠道，旨在提升跨部门和部门内部的文档管理能力，形成 良好的文档管理文化。 监督与评估是指组织机构应当根据相关规范性文件构建符合业务需求的文 档管理成熟度模型，建立具体的评价指标体系，定期开展成熟度等级评价。通过 评估组织机构文档管理的政策、系统、流程和方法，发现存在的问题并解决问题， 实现文档管理能力的持续提升。 上述各项治理活动都需充分考虑组织机构内外部的法律、社会、技术与文化 环境对文档管理工作的影响。当环境发生变化时，文档治理活动需要进行适应性 的灵活调整和变更。

3.管理活动层

管理活动层涉及两种类型的业务活动，一种是流程性的管理活动，包括生成、鉴定、捕获/归档、分类与索引、存储、使用和复用、长期保存、处置等。科学合 理和高效有序的文档管理活动需要分类方案、归档范围、元数据方案、访问许可 规则、保管期限与处置表等配套业务管理规则的支撑。

其中，生成是文档生命周期的第一个阶段，在此阶段中，文档通过创建或接 收的方式得以积累，主要包括协作、创建、接收、流转、更改、分发、传输等。 鉴定是指综合考虑法律、业务、社会、历史、文化等因素对文档的价值进行综合 评估，判断其是否属于归档范围并划分保管期限的行为。归档（系统中的捕获） 是指将业务活动中生成或接收到的数据对象作为文档及其元数据一起保存到文 档管理系统中的过程，包括为文档分配唯一标识符、捕获或生成关于文档的元数 据、建立文件与其他文件以及业务活动之间的关联。分类与索引是指依据分类方 案中逻辑上的结构化规定、方法和程序规则，对文档进行的系统标识并整理成类 目，同时建立相应的索引元数据。存储是指确保文档能够不受未经授权的访问、 更改、丢失或破坏（包括盗窃和灾难）的方式进行存储，确保文档的实体安全和 信息安全。使用和复用是指用户对文档的查找、使用和检索以及基于文档内容创 建新的文档并开展业务活动的行为。长期保存是指一系列对文档信息进行持续管 理和维护的活动，包括更新、复制、迁移、仿真、封装等策略，以确保文档信息 的长期有效性、真实可信，能够被未来的使用者理解和应用。处置是指按照鉴定 得出的保管期限与处置表对保管到期的文档实施移交、销毁或续存的一系列过程。 其次是贯穿全流程的管理活动，包括安全合规、元数据管理和质量管理等， 这些活动都是持续性的工作。安全管理是指文档管理需要遵从相关法律、法规， 以及合规、隐私等方面的安全保护要求，构建完备的文档合规体系，从政策法规、 数据资产、利益相关者和基础设施角度构建基于数据全生命周期的合规控制机制。 元数据管理是有效开展文档管理工作、确保文档质量的关键。元数据包括文档元 数据和文档管理元数据，涉及文档、业务、责任者、关系等不同类型的实体。管 理的内容涉及元数据定义、元数据策略、元数据权限、元数据搜索、元数据视图 和元数据分析等关键环节。质量管理需要从文档质量要求、文档质量策略、文档 质量政策、文档质量标准、文档质量程序、文档质量实施规划等方面展开，围绕 “计划-执行-检查-处理”的质量管理生命周期确保文档质量持续满足要求。

4.技术实现层

技术实现层是针对内容的采集、存储、治理、安全合规、协作和利用、长期 保存等各环节的相关技术的总和，为文件档案的“四性”即真实性、完整性、可 用性和安全性提供全面的技术保障。

从文件档案生命周期管理的角度来看，内容采集可以采用手工上传、在线创 建、模板生成、数据同步、主动备份、强制采集、页面抓取、表单提交、爬虫工 具、Connector、Adapter、SDK、API 接口等多种方式；采集数据的传输方式包括 大文件分片传输、小文件聚合、数据压缩、断点续传、去重技术、差量更新、block 大小智能调整、多线程多任务等高并发快速传输技术；内容存储技术包括对象存 储、分布式存储、分层存储、混合存储、策略存储等技术；内容安全合规技术包 括权限管控、零信任管理、敏感词过滤脱敏、加密、查杀毒、内容 DLP 等技术； 文档协作技术包括文控流程、文件锁、多人协同编辑、文件共享、摆渡、数据外 发等协同；文档智能技术通过集成人工智能、知识图谱和大数据等新一代信息技 术，实现非结构化数据智能分析和利用功能，包括统一搜索、智能搜索、智能分 类、智能标签、智能 OCR 识别、智能抽取和生成、智能推荐、知识图谱、数据 挖掘、可视化呈现等；长期保存技术包括对归档数据进行格式转换、封装、迁移 等处理，并且将归档数据保存在长期保存介质的技术。

从文件档案“四性”保障的角度来看，真实性保障技术包括安全网络、用户 身份识别/认证、权限控制、操作日志、数字签名、数字摘要、可信时间戳、区块 链等；完整性保障技术包括定义归档范围、完整性检测技术等；可读性保障技术 包括复制、更新、迁移、仿真、封装、载体维护、技术保存等；安全性保障技术 包括容灾备份等存储安全技术，细颗粒度访问权限控制、身份认证、密级权限验 证和安全域边界权限等使用安全技术，水印、基于智能 DLP（数据泄露防护）敏 感检测的传输安全技术，基于大数据和知识图谱技术的审计安全技术等。