内容管理系统与文件档案管理系统发展现状分析

随着计算机技术的普及，办公自动化的推行，非结构化数据日益增加，国内 外内容管理加速发展。

国际上，1990 年，Documentum 公司成立，成为第一家利 用标准关系型数据库技术以及面向对象方法提供企业级文档管理解决方案的公 司；2000 年左右，以电子商务和电子政务为代表的门户网站的发展带来了网页 内容的指数级增长，促进了网页内容管理的成熟与发展；2002 年 Documentum 正 式发布 ECM 产品；2006 年，Sharepoint Portal Server 发布；2010 年，OpenText 发布；2010 年后，云计算、移动互联网、大数据等新技术改变了 ECM 的形式与 内容，ECM 的内涵与外延不断更新。国内来看，2002 年起，航空、核电和工程 领域的国家 ECM 一线厂商开始进入我国，首先在这些行业内掀起 ECM 潮流；2008 年，上海鸿翼软件技术股份有限公司发布国内首款完整 ECM 产品“鸿翼 edoc2 ECM”；2009 年拓尔思信息技术股份在金融和政府领域推出 WCM 产品； 2010 年信雅达系统工程股份有限公司在金融领域推出 ECM 影像管理产品；2016 年之后，应用层的网盘和功能更全面的 ECM 出现，ECM 系统中的文档协同和服 务能力不断提升；2017 年开始，人工智能（AI）在 ECM 系统中的逐渐显现，例 如利用 AI 实现元数据自动化提取等；2020 年开始，作为内容管理的成熟软件类 型，中国 ECM 行业产品平台化趋势显现，被称为“中国 ECM 元年”；2021 年， 国内首个非结构化数据团体标准《非结构化数据应用分级要求》正式发布，做为 衡量非结构化数据管理能力的标准，有效地辅助机构定位自身内容管理阶段。

按照其与机构业务的结合程度，内容管理系统的发展可分为四个阶段： （1）内容协作阶段。此阶段文档离散分布在机构内 PC 端，仅能通过系统完成文档之间的协作，不能实现内容与机构业务的融合。 （2）内容服务阶段。此阶段机构数据以业务系统文件（比如 SAP 里票据影 像）、体系文件（比如 SOP 作业标准文档）等形式存在，通过元数据进行网状式 广泛关联，数据来源于业务，又输出服务于业务。数据经汇聚、整理、处理后， 以全内容服务形式开放，构建起一个统一的机构非结构化数据管理平台。 （3）数字业务阶段。此阶段，行业数据经过不同维度的整理、提炼，围绕 业务的垂直领域性、体系性进行立体式关联与聚合，形成了行业性的知识体系， 对企业迅速应对市场变化和进行业务创新进行支持。 （4）智能服务阶段。此阶段通过深度学习，自然语言处理（NLP）、知识图 谱等技术对海量数据进行深度整理，构建专属大模型，实现立足业务场景的内容 智能化服务，为机构降本增效、决策制定提供支持。

文件档案管理系统既可能是一个单独的内容管理应用系统，也可能是企业内 容管理平台的应用，还可能是某些内容管理软件的部分功能。 20 世纪 80 年代，很多机构开发了辅助纸质文档管理的早期文档管理系统， 主要用于档案目录信息的集成、检索与统计等；90 年代，办公自动化进程加快驱 动电子文件管理系统的出现与发展，功能聚焦在电子文件的捕获归档、存储、长 期保存和检索等。到 21 世纪初，文件档案管理系统已经成为信息化程度较高或 知识密集型企业的必备系统，数字档案馆概念兴起，传统纸质文档的数字化、元 数据著录以及长期保存等问题成为这一阶段旨在解决的主要问题。2010 年之后 信息技术在业务领域的深入应用将电子文件、档案管理系统建设推向纵深化，面 向电子文件单轨运行和电子档案单套保存的试点系统不断出现，以民生档案跨馆 出证为代表的跨机构、跨区域的档案数据整合服务应用不断普及。2020 年《新档 案法》发布，电子文件单轨制管理走向合法合规，电子文件管理系统与业务系统 的无缝挂接成为必然趋势。同时，随着文档资源管理与开发能力的提升，以用户 为中心、面向内容和知识的文档管理系统成为新的趋势，更加强调对文档全生命 周期的管理以及基于文档管理的内容共享与知识服务。